Sécuriser ses marchés sans brader ses prestations

Passer d’une estimation intuitive à une offre économiquement maîtrisée

Une intervention de trois jours et demi pour objectiver les coûts, rééquilibrer un contrat, négocier un second marché et transmettre une méthode de chiffrage à l’équipe. Une structure d’insertion spécialisée dans les espaces verts traversait une période de transition après le départ de son directeur. Les encadrants techniques devaient reprendre l’élaboration des devis alors qu’ils ne disposaient pas d’une méthode suffisamment structurée pour évaluer les besoins, traduire les contraintes du terrain et construire un prix. Deux marchés importants étaient concernés :

• un contrat déjà validé pour l’entretien de plusieurs parkings ;
• une consultation portant sur l’entretien de zones de captage d’eau.

Les deux situations étaient différentes, mais elles faisaient apparaître le même risque : engager les équipes sur des prestations dont le coût réel n’avait pas été suffisamment objectivé.

Un premier marché déjà contractualisé

Le devis relatif aux parkings avait été construit sous la forme d’un nombre de demi-journées d’intervention. Il ne détaillait pas suffisamment :

• les surfaces à traiter ;
• les arbres et les linéaires de haies ;
• les opérations à réaliser ;
• les contraintes d’accès ;
• les flux de véhicules et de piétons ;
• les besoins en matériel ;
• les temps de préparation et de déplacement ;
• les modalités d’évacuation des déchets ;
• les moyens humains nécessaires.

L’analyse a mis en évidence des écarts importants entre la valeur attribuée commercialement à certains sites et leur coût réel. Un parking valorisé à environ 500 € pouvait ainsi représenter près de 2 300 € de coût après analyse détaillée. Le montant global du marché, fixé à 27 000 €, avait déjà été validé. Il n’était donc plus possible de renégocier librement l’ensemble du contrat.

L’objectif était de rendre le marché réalisable dans l’enveloppe existante, sans faire supporter aux équipes les conséquences d’un chiffrage initial insuffisamment précis.

Construire une matrice de relevé

Une grille d’analyse a été créée afin d’étudier chaque site selon une méthode commune. Elle permettait de relever notamment :

• les surfaces de tonte ou de désherbage ;
• le nombre d’arbres ;
• les mètres linéaires de haies ;
• les travaux éventuels en hauteur ;
• les contraintes de circulation ;
• les possibilités de stationnement ;
• la présence du public ;
• le matériel nécessaire ;
• la composition des équipes ;
• les temps d’installation, de production et de repli ;
• les modalités de traitement des déchets verts.

L’objectif était de ne plus construire les prix à partir d’une impression globale, mais à partir d’unités de travail observables et vérifiables.

Observer, tester et transmettre

Une journée complète a été réalisée sur site afin d’étudier plusieurs parkings, de tester les matrices et de confronter les hypothèses du devis à la réalité des interventions. Cette phase a également servi de temps de transmission auprès des encadrants techniques et des salariés en insertion.

Les professionnels ont été associés à l’identification des tâches, des contraintes et des temps nécessaires. Ils ont ensuite utilisé la même méthode pour effectuer les relevés sur les autres sites. L’intervention ne consistait donc pas à réaliser ponctuellement un devis à la place de l’équipe, mais à lui permettre d’acquérir une méthode reproductible.

Rééquilibrer le marché sans augmenter son montant

À partir des relevés recueillis, les coûts ont été recalculés site par site. Ce travail a permis de distinguer :

• les parkings sous-évalués ;
• les sites surévalués ;
• les interventions techniquement irréalisables dans les conditions prévues ;
• les prestations pouvant être ajustées ;
• les moyens devant être réaffectés.

Le montant global de 27 000 € n’a pas été augmenté. En revanche, la répartition des moyens entre les sites a été rééquilibrée et certaines prestations ont été renégociées avec le client.

Le volume d’intervention a été réduit sur certains sites afin que le contrat puisse être réalisé dans des conditions compatibles avec l’enveloppe disponible. Chaque parking disposait désormais d’un cadre d’intervention plus précis, permettant aux équipes de savoir ce qui devait être effectué, avec quels moyens et selon quelle fréquence.

Un second marché sous contrainte budgétaire

La structure devait parallèlement répondre à une demande d’un opérateur national de l’eau concernant l’entretien de plusieurs zones de captage. Aucun devis n’avait encore été construit, mais le client avait communiqué une enveloppe maximale. Une visite de l’ensemble des sites a permis d’établir un état des lieux précis :

• surfaces à entretenir ;
• fréquence des tontes ;
• besoins de débroussaillage ;
• ramassage des feuilles ;
• contraintes d’accès ;
• gestion des résidus ;
• moyens humains et matériels ;
• spécificités liées aux zones de captage.

Le chiffrage complet dépassait les attentes budgétaires du client. La négociation n’a pas consisté à diminuer artificiellement les tarifs de la structure. Elle a porté sur le contenu et les modalités de la prestation. Plusieurs ajustements ont été proposés :

• stockage de certains résidus sur site plutôt que leur évacuation ;
• réduction du nombre de ramassages de feuilles ;
• adaptation des fréquences de passage ;
• priorisation des interventions indispensables ;
• suppression ou espacement de certaines opérations.

Le marché a ainsi pu être construit dans l’enveloppe du client sans brader les prix ni compromettre la marge de la structure. Le devis de 34 000 € a été accepté.

Une mission courte et structurée

L’intervention a représenté trois journées et demie de travail.

1 journée — Préparation et conception

• évaluation de la demande ;
• analyse des devis et documents ;
• identification des risques ;
• création des matrices et outils de relevé.

1 journée — Intervention sur site

• observation des différents chantiers ;
• relevés techniques ;
• expérimentation des outils ;
• transmission de la méthode aux équipes.

1 journée — Analyse et formalisation

• analyse des fiches complétées ;
• recalcul des coûts ;
• rédaction de la note et du mémoire technique ;
• préparation des propositions commerciales.

0,5 journée — Ajustements

• échanges avec le donneur d’ordre ;
• modifications des dossiers ;
• accompagnement à la finalisation des propositions.

Les résultats

En trois journées et demie, l’intervention a permis de sécuriser deux marchés représentant un total de 61 000 € :

27 000 € pour l’entretien des parkings

34 000 € pour l’entretien des zones de captage

Elle a également permis :

• d’éviter l’exécution de prestations mal dimensionnées ;
• de préserver la marge ;
• de mieux répartir les moyens entre les sites ;
• de renforcer la crédibilité des propositions ;
• de professionnaliser les encadrants ;
• d’associer les salariés en insertion à l’analyse des chantiers ;
• de transmettre des outils réutilisables.

Les outils laissés à la structure

À l’issue de l’accompagnement, l’équipe disposait :

• d’une fiche de relevé de chantier ;
• d’un tableur de calcul des coûts ;
• d’une grille tarifaire ;
• d’une méthode de construction des prix ;
• d’une trame de mémoire technique ;
• de repères pour négocier le contenu d’une prestation ;
• d’une méthodologie d’analyse site par site.

Ce que cette intervention démontre

Une négociation commerciale ne consiste pas nécessairement à réduire les prix. Lorsque le budget du client est contraint, il est possible de travailler sur les fréquences, le périmètre et les modalités techniques afin de construire une prestation soutenable pour les deux parties.

Cette intervention illustre également l’intérêt d’associer étroitement les professionnels de terrain au chiffrage. Leur connaissance du travail réel est indispensable pour construire une offre crédible et économiquement maîtrisée. L’apport de HumANI ne s’est pas limité à sécuriser deux contrats. Il a permis à la structure de disposer d’une méthode durable pour analyser, présenter et négocier ses futurs marchés.